Nuestra relación con usted
1. Prestamos los Servicios de conformidad con las normas profesionales aplicables en Colombia.
2. No somos miembros de alguna red global de firmas, somos una entidad legal independiente.
3. Le prestaremos los Servicios con el carácter de contratistas independientes y no como su empleado, representante, socio o parte de un negocio conjunto. Ni usted ni nosotros tendremos ninguna capacidad o facultad para obligar al otro en forma alguna.
4. Podremos subcontratar parte de los Servicios a otras firmas, así como a otros proveedores de servicios, quienes podrán tratar directamente con usted. No obstante, seremos los únicos responsables de los Informes (según se define en la cláusula 12), por la prestación de los Servicios, así como por las obligaciones establecidas en virtud del presente acuerdo.
5. No asumiremos ninguna responsabilidad gerencial en relación con los Servicios. No seremos responsables del uso ni de la implementación del producto de los Servicios.
Sus Responsabilidades
6. Usted deberá designar una persona calificada para que supervise los Servicios. Usted será responsable de todas las decisiones gerenciales relacionadas con los Servicios, el uso o la implementación del producto de los Servicios y de determinar si los Servicios son apropiados para la consecución de sus fines.
7. Usted deberá proporcionarnos (o hará que otros nos proporcionen) de manera oportuna la información, los recursos y la asistencia (incluyendo el acceso a los registros, sistemas, instalaciones y el personal) que de manera razonable pudiéramos necesitar para realizar los Servicios.
8. A su leal saber y entender, toda la información que usted proporcione o sea proporcionada en su nombre (“Información del Cliente”) será veraz, fidedigna, actualizada y completa en todos sus aspectos significativos. La Información del Cliente que se nos proporcione no violará ningún derecho de propiedad intelectual ni derechos de terceros. Así mismo, toda la información que usted proporcione, o sea proporcionada en su nombre, en caso de que esta contenga información personal de sus propios funcionarios, clientes, proveedores y demás terceros en general, contará con todas las autorizaciones pertinentes para el tratamiento de datos personales, en caso de ser necesario, de acuerdo con la legislación nacional vigente.
9. Nos basaremos en la Información del Cliente que sea puesta a nuestra disposición y, salvo que acordemos expresamente lo contrario, no tendremos responsabilidad alguna de evaluar o verificar esta información.
10. Usted será responsable de que su personal cumpla las obligaciones del presente acuerdo.
11. Cumplirá con todas las obligaciones en materia de protección de datos personales, tanto en su calidad de responsable del tratamiento, como de encargado del tratamiento de estos datos, particularmente estableciendo políticas y procesos en la materia.
Nuestros Informes
12. Cualquier información, asesoría, recomendación y demás contenido de cualquiera de nuestros informes, presentaciones u otras comunicaciones que les proporcionemos en virtud del presente acuerdo (“Informes”), con excepción de la Información del Cliente, son exclusivamente para su uso interno (de acuerdo con los fines para los cuales se prestan los Servicios particulares), incluyendo su junta directiva, su comité de auditoría, o sus revisores fiscales o auditores.
13. Usted no podrá divulgar a terceros ningún Informe (ni ninguna parte ni resumen de un Informe), (incluyendo a sus afiliadas) ni referirse a nosotros en relación con los Servicios, excepto:
(a) a sus abogados (sujeto a estas restricciones de divulgación) quienes podrán revisarlo únicamente en relación con la asesoría relacionada con los Servicios,
(b) con el alcance y para los fines requeridos por la ley, (respecto de lo cual deberá notificarnos de manera oportuna, según sea permitido),
(c) a otras personas (incluidas sus afiliadas) con nuestro previo consentimiento por escrito mediante la firma de una carta de autorización de acceso que cumpla con nuestro formato.
(d) en la medida que incluya Asesoría Tributaria, según se establece en la cláusula 14, si fuere el caso.
En el caso de que se les permita divulgar un Informe (o una parte de éste) usted no deberá alterar, editar ni modificar el que le proporcionamos.
Para los efectos de este acuerdo, se entiende como “afiliada” una persona natural o jurídica que controla, es controlado por, o se encuentra bajo el control común con la primera entidad.
Así mismo se entenderá “control” como la capacidad de direccionar las políticas u operaciones de una persona jurídica, ya sea por un contrato, por participación de capital o cualquier otra forma.
14. Usted podrá divulgar a cualquier tercero un Informe (o parte de él) únicamente en la medida que se relacione con asuntos fiscales, incluida la asesoría en impuestos, las opiniones en esa materia, las declaraciones de impuestos, o el tratamiento o la estructura fiscal de cualquier transacción con la que se relacionen los Servicios (“Asesoría Tributaria”). Con excepción de las autoridades fiscales, usted deberá informar a todos aquellos a quienes divulgue la Asesoría Tributaria, que no podrá tomar decisiones con base en la misma para ningún fin, sin nuestro previo consentimiento por escrito.
15. Usted podrá incorporar en los documentos que pretenda utilizar, los resúmenes, cálculos o tablas elaborados con base en la Información del Cliente incluida en un Informe. No obstante, no podrá incluir nuestras recomendaciones, conclusiones o hallazgos. Usted deberá asumir la responsabilidad por el contenido de dichos documentos y no deberá hacer referencia a nosotros.
16. Usted no deberá basarse en ninguna versión borrador de los Informes. Nosotros no estamos obligados a actualizar ningún Informe final por circunstancias de las que tomemos conocimiento u ocurran con posterioridad a su entrega.
Limitaciones
17. Ni usted, ni ninguna otra parte a la que se le presten los Servicios, podrá obtener, ya sea en virtud de un contrato o como resultado de responsabilidad civil, conforme la legislación aplicable, el pago de indemnización alguna por concepto de perjuicios indirectos, en relación con los reclamos que surjan de este acuerdo, o la prestación de los Servicios, ya sea que se haya contemplado o no la posibilidad de tales daños y perjuicios.
18. Ni usted, ni ninguna otra parte a la que se le presten los Servicios, podrá obtener, ya sea en virtud de un contrato o como resultado de responsabilidad civil, conforme la legislación aplicable, una suma total en concepto de daños que supere un monto equivalente al 10% de los honorarios efectivamente pagados por los Servicios que de manera directa ocasionaron tales daños y perjuicios, siempre que las demandas o los reclamos surjan con motivo de lo previsto en el presente acuerdo o guarden algún otro tipo de relación con los servicios.
19. Usted no podrá iniciar demandas ni acciones relacionadas con los Servicios o bien conforme a los términos del presente acuerdo, contra nuestros subcontratistas, miembros, accionistas, directores, funcionarios, socios o empleados (“Personas de Tax Analytical”). Usted sólo podrá iniciar reclamos o acciones contra nosotros únicamente.
Indemnidad
20. Con el máximo alcance permitido por la legislación aplicable y las normas profesionales, usted nos deberá indemnizar a nosotros, y a las Personas de tax Analytical, por todo reclamo realizado por terceros (incluidas sus afiliadas y sus abogados) así como por los daños, costos y gastos (incluyendo los costos legales internos y externos que resulten razonables) que surjan debido a que un tercero utilizó o tomó decisiones con base en un Informe (incluida la Asesoría Tributaria), divulgado por Usted o a su solicitud, salvo que Tax Analytical haya autorizado por escrito, al tercero a basarse en el Informe.
21. En cuanto al tratamiento y protección de información personal y de acuerdo con las obligaciones legales en la materia, usted nos deberá indemnizar a nosotros, y a las personas de Tax Analytical, por cualquier daño, reclamo o demanda proveniente de terceros que tenga como causa sus actuaciones, por violación a las normas legales vigentes en la materia, por pérdida o fuga de información de los que sea responsable del tratamiento y/o por el incumplimiento de la obligación de contar con la autorización del titular de la información, en los casos en que sea necesaria, excluyendo a Tax Analytical de cualquier responsabilidad por esta circunstancia, bajo el entendido que en esta materia Tax Analytical es considerado como tercero de buena fe exento de culpa respecto de sus actuaciones.
Derechos de propiedad intelectual
22. Nosotros podremos utilizar los datos, programas, software, diseños, modelos, sistemas, utilidades y las herramientas y demás metodología y conocimiento técnico de los que seamos titulares o licenciatarios (los “Materiales”) para la prestación de los Servicios. Sin perjuicio de la entrega de cualquiera de los Informes, conservaremos los derechos de propiedad intelectual de los Materiales (incluyendo las mejoras o desarrollos que surjan durante la prestación de los Servicios); y de todos los papeles de trabajo relacionados con los Servicios (con excepción de la Información del Cliente reflejada en los mismos).
23. Una vez que se realice el pago de los Servicios, usted podrá utilizar cualquiera de los Materiales incluidos en los Informes, así como los Informes según lo permitido por el presente acuerdo.
Confidencialidad
24. Salvo que se establezca lo contrario en el presente acuerdo, ninguno de nosotros podrá divulgar a terceros el contenido del presente acuerdo ni ninguna otra información (con excepción de la Asesoría Tributaria) que cualquiera de las partes proporcione o que sea proporcionada en su nombre y que debería recibir tratamiento confidencial y/o uso restringido. Sin embargo, cualquiera de nosotros podrá divulgar dicha información en la medida que:
(a) ésta se hiciera de público conocimiento siempre que no sea por falta o incumplimiento del presente acuerdo.
(b) sea posteriormente recibida por el receptor proveniente de un tercero que, a leal saber y entender del receptor, no tuviera obligación alguna de confidencialidad ante la parte que realiza la divulgación con respecto a esa información.
(c) la información fuera conocida por el receptor al momento de su divulgación o se creará de manera independiente con posterioridad.
(d) la información se divulgue para hacer valer los derechos del receptor en virtud del presente acuerdo, o
(e) existiera la obligación de divulgarla según lo dispuesto por la legislación, el procedimiento legal o las normas profesionales que resulten de aplicación.
25. Cualquiera de nosotros podrá utilizar medios electrónicos para comunicar o transmitir información y dicho uso no constituirá en sí mismo una violación a las obligaciones de confidencialidad en virtud del presente acuerdo.
26. A menos que la legislación aplicable lo prohíba, podremos proveer la Información del Cliente otras Personas de Tax Analytical, así como a terceros que nos provean servicios, quienes podrán utilizarla, transferirla, almacenarla o procesarla (“Procesar”) en varias jurisdicciones en las que operen, con el único fin de facilitar la prestación de los servicios, para cumplir con los requerimientos regulatorios, verificar si existen conflictos de interés, para proveer servicios financiero contables y otros servicios de soporte administrativo o para fines de calidad y riesgo. Seremos responsables de mantener la confidencialidad de la Información del Cliente, independientemente de dónde y por quién sea Procesada esta información.
Protección de los Datos Personales
27. En desarrollo de los Servicios, Usted nos autoriza a recopilar, utilizar, transferir, almacenar, o de cualquier otra forma procesar (en adelante “Procesar”) en diversas jurisdicciones en las que tax Analytical opere, su información como persona jurídica, la información personal de sus representantes, socios y accionistas personas naturales, así como la información de sus funcionarios, clientes, proveedores y demás terceros que nos proporcione (“Datos Personales”). A estos efectos, Usted autoriza a Tax Analytical y las demás Firmas de Tax Analytical (que se encuentran enunciadas en www.taxanalytical.com), a Procesar los Datos Personales, siempre dando cumplimiento a la legislación y jurisprudencia que resulten aplicables, con el fin de facilitar la prestación de los Servicios, cumplir con los requerimientos regulatorios, enviar encuestas de satisfacción al terminar la relación con Tax Analytical, enviar comunicaciones por cualquier medio físico o electrónico con información considerada de su interés o comercial durante y luego de terminada la relación con Tax Analytical, atender requerimientos de autoridades, para fines estadísticos e históricos, verificar posibles conflictos o con fines de calidad y financieros y/o para compartirla con terceros, o con las demás firmas que componen Tax Analytical ubicadas fuera de Colombia, para las mismas finalidades ya mencionadas. Cada una de las partes dará debido cumplimiento a la legislación sobre protección de datos y ninguna de ellas ejecutará ningún acto que coloque a la otra parte en situación de incumplimiento frente a dichas normas. Así mismo, les exigiremos a todos los proveedores de servicios que Procesen Datos Personales en
nuestro nombre, que cumplan con estos requisitos.
28. Igualmente y de ser necesario, usted autoriza a Tax Analytical a recopilar su imagen y audio y/o la del funcionario delegado para el efecto, por cualquier medio dispuesto por nosotros, en desarrollo de entrevistas realizadas una vez finalizados los Servicios, con el fin de adelantar acciones relacionadas con promoción, gestión y/o divulgación de carácter comercial, realizar publicaciones en medios internos, redes sociales, medios de comunicación y proyección audiovisual de la entrevista, comunicados de prensa y piezas de publicidad, entre otros, que incluyen sus respectivas versiones Web, así como a compartir el contenido con las otras firmas integrantes de Tax Analytical ubicadas fuera de Colombia, en caso de ser requerido para cumplir las finalidades ya mencionadas.
29. Usted garantiza que cuenta con autorización para proporcionarnos los Datos Personales en relación con la prestación de los Servicios que los Datos Personales que nos proporcione han sido procesados según lo dispuesto por la legislación aplicable.
30. Usted manifiesta estar de acuerdo con nuestra “politica de tratamiento de datos personales”
Aspectos generales de los honorarios y gastos
32. Usted deberá pagar nuestros honorarios profesionales y gastos específicos en relación con la prestación de los Servicios según se detalla en el correspondiente contrato. Asimismo, deberá reembolsarnos cualquier otro gasto razonable en que incurramos durante la prestación de los Servicios. Nuestros honorarios no incluyen impuestos, ni otros cargos similares, ni derechos aduaneros, de importación o aranceles relacionados con la prestación de los Servicios, todos los cuales deberán ser pagados por usted (con excepción de los impuestos que graven nuestras ganancias de forma general). Salvo que en el contrato se disponga otra cosa, los pagos se realizarán dentro de los Diez (10) días siguientes a la recepción de cada una de nuestras facturas.
33. Con su autorización previa, podremos cobrar honorarios profesionales adicionales si hechos que escapen a nuestro control (incluidos sus actos u omisiones) afectaran nuestra capacidad de prestar los Servicios de acuerdo con lo originalmente pactado con usted o en caso de que usted nos solicitara llevar a cabo actividades adicionales.
34. En el supuesto de ser requeridos bien sea en un proceso judicial o administrativo, para presentar información o para que nuestro personal se presente a dar testimonio o actuar como testigo con respecto a los Servicios o al presente acuerdo, usted nos reembolsará el tiempo y los gastos profesionales (incluidos los costos legales internos y externos que resulten razonables) en los que incurramos para responder a tal requerimiento, salvo que seamos parte del procedimiento u objeto de la investigación.
Caso fortuito o Fuerza mayor
35. Ni usted ni nosotros seremos responsables por incumplimiento del presente acuerdo (con excepción de las obligaciones de pago) causado por circunstancias que escapen al razonable control tanto de ustedes como de nosotros.
Vigencia y Terminación
36. El presente acuerdo resulta aplicable a los Servicios prestados en cualquier momento (incluso con anterioridad a la fecha de este acuerdo).
37. Este acuerdo se dará por terminado con la finalización de los Servicios o en el plazo establecido en el contrato. No obstante, cualquiera de nosotros podrá terminar anticipadamente este acuerdo, o cualquiera de los Servicios, de manera anticipada, mediante notificación escrita a la otra parte con quince (15) días de antelación. Además, nosotros podremos terminar anticipadamente el presente acuerdo, o cualquiera de los servicios, en forma inmediata mediante notificación escrita a usted, si determináramos de manera razonable que de acuerdo con la legislación aplicable o las obligaciones profesionales aplicables, ya no podemos prestar los Servicios. Igualmente podremos terminar unilateralmente y en cualquier momento este acuerdo sin necesidad de preaviso ni indemnización alguna en el evento en que Usted, sus accionistas, gerentes o directivos i) sean incluidos en alguna de las listas para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, ii) sean formalmente acusados ante un Juez por delitos relacionados con lavado de activos o financiación del terrorismo, iii) incumplan las normas relativas a la prevención de lavado de activos y financiación al terrorismo, estando obligados por la Ley, o iv) incumplan o se presente cualquier inobservancia a las obligaciones previstas en estos términos y condiciones y/o en la legislación nacional vigente en lo que tiene que ver con el tratamiento y la protección de información personal.
38. Usted deberá pagarnos todos los honorarios por los Servicios cuya prestación esté en curso, por los Servicios ya prestados y los gastos en los que hayamos incurrido hasta la fecha de terminación del presente acuerdo e incluida esa fecha.
39. Las obligaciones de confidencialidad de las Partes contenidas en este acuerdo continuarán vigentes por los tres (3) años siguientes a la terminación del mismo. Las demás disposiciones del presente acuerdo, que otorguen a las partes derechos u obligaciones que se extiendan más allá de la fecha de terminación, continuarán vigentes con posterioridad a la terminación del presente acuerdo.
Legislación aplicable y resolución de controversias
40. El presente acuerdo y todas las obligaciones no contractuales que surjan de él o de los servicios se regirán por las Leyes de Colombia y se los interpretará de acuerdo con ellas.
41. En el evento en que existan diferencias entre Tax Analytical y el Cliente que tengan como causa los servicios objeto del presente acuerdo que no puedan ser resueltas amigablemente entre las partes en un término de treinta (30) días contados a partir de la fecha en la que una de las partes le comunique a la otra sobre dichas diferencias, éstas serán sometidas a un tribunal de arbitramento.
El arbitramento tendrá lugar en el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá y estará compuesto por un (1) árbitro abogado en ejercicio, designado de entre las listas de dicho centro de Conciliación y arbitraje. Los árbitros fallarán en derecho y el tribunal funcionará de conformidad con los reglamentos y tarifas del mencionado centro de conciliación y arbitraje.
Otros
42. Este acuerdo constituye el acuerdo íntegro entre nosotros en lo que respecta a los Servicios y demás asuntos relacionados y reemplaza todos los contratos, acuerdos y declaraciones anteriores con respecto a ellos, incluyendo cualquier acuerdo de confidencialidad entregado con anterioridad.
43. Ambos podremos celebrar el presente acuerdo (incluyendo el correspondiente contrato), así como sus modificaciones, por medios electrónicos y cada uno de nosotros podrá firmar una copia del mismo documento. Para modificar este acuerdo o cualquier contrato en virtud del presente, ambos debemos acordarlo por escrito.
44. Las partes reconocen y manifiestan que la persona que firma el presente acuerdo o cualquier contrato en virtud del presente acuerdo en su nombre, está expresamente autorizado para celebrarlo y para obligarlo.
45. Usted reconoce y manifiesta que sus afiliadas y cualquier otra parte a la cual se presten los Servicios aquí contenidos estarán obligados por los términos de este acuerdo y el contrato correspondiente.
46. Usted acuerda que nosotros y las otras Firmas de Tax Analytical podremos prestar servicios profesionales para otros clientes, incluyendo a sus competidores.
47. Ninguno de nosotros podrá ceder sus derechos, obligaciones o acciones en virtud del presente acuerdo.
48. Si alguna de las disposiciones del presente acuerdo fuera considerada ilegal, inválida o inexigible de algún otro modo (en todo o en parte), las restantes disposiciones permanecerán en plena vigencia.
49. Si hubiera alguna contradicción entre las disposiciones incluidas en diferentes partes del presente acuerdo, salvo que expresamente se acuerde lo contrario, prevalecerán las disposiciones conforme al siguiente orden de prioridad:
(a) El correspondiente contrato y sus anexos,
(b) la Carta de Presentación,
(c) estos Términos y Condiciones Generales
(d) y demás anexos al presente acuerdo.
50. Ninguna de las partes podrá utilizar o referirse al nombre, logotipos o marcas comerciales de la otra parte, sin su consentimiento previo por escrito. No obstante, podremos utilizar su nombre y logo públicamente para identificarlo como nuestro cliente, en relación con los Servicios prestados.
51. Las limitaciones contenidas en las secciones 17 a 20 y las cláusulas de las secciones 21, 27, 29 y 42 pretenden el beneficio de las otras Firmas de Tax Analytical y a las Personas de Tax Analytical, quienes tendrán derecho a exigir su cumplimiento.
52. Tax Analytical y sus empleados cumplirán con las disposiciones establecidas por la legislación aplicable, en relación con temas de calidad, seguridad y salud en el trabajo y ambiente, los cuales hacen parte del Sistema Integral de Gestión de Tax Analytical.
53. Usted declara conocer que, como titular de la información, tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir su información personal de las bases de datos de Tax Analytical, siempre y cuando no exista relación contractual u obligación legal vigente con Tax Analytical, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales, revocar este consentimiento, conocer el uso que le damos a su información y acceder gratuitamente a los datos objeto de tratamiento una vez al mes, por medio de solicitud escrita a proteccion_datos@co.Tax Analytical.com.
54. Tax Analytical le informa que para mayor información en relación con el tratamiento que se le da a la información por usted compartida, podrá consultar nuestra política de tratamiento de información en www.taxanalytical.com.
55. En caso de una emergencia sanitaria o evento similar que obligue a cualquiera de las partes a tomar medidas para precaver contagios y/o preservar la salud de sus trabajadores o contratistas, y los servicios requieran el desplazamiento de personal de Tax Analytical, las partes acuerdan cooperar para permitir la ejecución del trabajo de forma remota y/o en un plazo mayor.
Los eventos aquí descritos incluyen, pero no se limitan a: (i) restricciones implementadas por entidades del gobierno nacional o local; (ii) limitaciones implementadas por cualquiera de las partes voluntariamente, en relación con desplazamientos, viajes y/o reuniones, o (iii) la negativa de un colaborador de Tax Analytical a desplazarse en virtud de un riesgo relacionado con dicha situación.
FCPA – Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero
56. Pagos Prohibidos. En relación con los Servicios, Tax Analytical no efectuará con conocimiento, ni inducirá a que un tercero efectúe un pago prohibido. Además, Tax Analytical exigirá de cualquier subcontratista que tenga contratado para asesorar en la prestación de los Servicios que acuerde no efectuar a sabiendas un Pago Prohibido, ni que haga que un tercero lo efectúe. Definiciones. Para los fines de esta sección, los términos que aparecen a continuación tendrán siguiente significado:
“Pago Prohibido” significará el pago, oferta o promesa de pagar, o autorización de pago, oferta o promesa, directa o indirectamente (a través de uno o más intermediarios), de cualquier dinero o algo de valor a: (i) cualquier funcionario público con el fin de ejercer influencia sobre cualquier acto o decisión, o para obtener cualquier ventaja inapropiada de dicho funcionario público, agencia gubernamental o partido político, con el fin de obtener o retener negocios, para o con, cualquier persona u orientar negocios hacia ella; o (ii) cualquier otra persona o
entidad, si dicho pago, oferta, promesa o autorización violara la FCPA.
“Organización Pública Internacional” significará cualquier organización pública internacional cubierta por la FCPA, incluidas las instituciones financieras internacionales, tales como el Grupo del Banco Mundial, el Banco para la Reconstrucción & Desarrollo, el Banco Europeo para la Reconstrucción y Desarrollo y el Banco de Desarrollo Asiático. “Funcionario Público” significará cualquier funcionario o empleado de un gobierno o cualquier departamento, agencia o medio de éstos, o de una organización pública internacional, cualquier partido político, cualquier funcionario de un partido político, cualquier candidato a un cargo político, o cualquier persona que actúe en calidad o en nombre de dicho gobierno, departamento, agencia, medio, organización pública internacional o partido político.